「kintone」でお客様の業務改善を図る
株式会社オフィスシステムプロダクト

今年は台風の当たり年のようで、台風の影響が各地出ていますが、みなさまは無事でお過ごしでしたでしょうか？

沖縄は台風6号で各所で影響が出ていました。車がひっくりかえったり、原付バイクが電柱にひっかかっていたりと、久しぶりにかなり強い台風でした。

 一方で日本各地では気温が危険なほど高くなっていましたが、台風の影響もあり体感だと昨年よりは涼しく感じ、避暑地のように感じられることもあります。

さて、沖縄で長年の歴史があり、ITツールを使った中小零細企業の業務効率化支援で新たなビジネスを展開している株式会社オフィスシステムプロダクトを取材してきました。

ただ単にITツールを導入するのではなく、「本当の課題解決ができているのか？」を真剣に考え、日々クライアントと向き合っている企業様です。長年地元沖縄のクライアントと向き合ってきたからこそ、抱える課題の解決が進められる新しい形のITのコンサルティングだと感じていました。

株式会社オフィスシステムプロダクトとは

1984年に創業し、快適なオフィス環境の構築をテーマにお客様が本業に集中できるようオフィスではかかせないＯＡ機器のサポート支援など多岐にわたり事業展開している会社さんです。

株式会社オフィスシステムプロダクトが行っている事業をご紹介します。

オフィスソリューション

オフィスではかかせないＯＡ機器をトータルでサポートしています。
最新のツールを活用し、企業が抱える課題をヒアリングからご提案・導入まで一貫して支援しています。

ITサポート

社内IT業務のアウトソーシングとして、パソコンやネットワーク機器をはじめとしたIT関連業務の支援を行っています。

ネットワークセキュリティ

中小企業のネットワークセキュリティの支援を得意とし、ネットワークセキュリティの必要性のご説明、ご提案、導入、アフターサポートまで幅広く対応しています。

業務改善

今回、取材をさせて頂いたチームです。

サイボウズ社が提供する「kintone」という業務改善アプリの導入を軸に、お客様の業務改善の支援を行っています。
最大の特徴はアプリの作成や導入がゴールではなく、課題をしっかりと掘り下げ、業務改善の達成まで長期的に支援する点です。

業務改善をサポートする部署「BizCo」

それでは今回取材をさせて頂いた「BizCo」という部署と、ご担当者様をご紹介いたします。

BizCoは沖縄県の中小企業が抱えるお悩みを、業務改善のプラットフォームkintoneを中心とした業務改善をご支援する部署です。元々、複合機やパソコン・ネットワークの保守サポートを行うサービスマンがハードウエア以外にも業務改善に関わる相談を受けていた状況がありました。

当時はお客様向けに業務改善ツールを提供していませんでしたが、「kintone」は自社で長く使っていて、導入や定着化に苦労しながらも、ノウハウが蓄積されて業務改善が成功した実績も継続的に出るようになっていました。

自社での経験を通して、「kintone」は多くの企業で業務改善に活用できるツールであると確信したため、BizCoを立ち上げました。

BizCo紹介ブログ（オフィスシステムプロダクト社のブログ）
bizco https://osp-okinawa.jp/columnn/kintone-bizco/

今回、BizCoの神崎さんと登川さんにお話をお伺いしました。

「BizCo」のkintoneの業務の流れ

ご紹介させて頂いた素敵なお二人ですが、BIzCoではどういった流れでお客様の支援をされているかお伺いしました。

1.OA機器の販売担当者からの共有

まずは部署間連携を行っていきます。OA機器の販売担当者が日々の業務がアナログでなかなかIT化が進んでいないお客様から課題を伺い、BizCoへ繋いでいただきます。

そこからはBizCo営業担当がヒアリングを行っていきます。

2.ヒアリングからのデモアプリ作成

業務でのお困り事のヒアリングを行います。デモアプリを通して、「やりたい事」の確認や、「実現できそうか」の感触を確認しながら進め方のご相談していきます。

ここで大事なことが、「変わっていける」という体験をしてもらうこと。

また、導入して終わりにならないように「納得感」と導入後に定着・継続して改善していくためにお客様にも主体的になって頂くべく「覚悟」を共有します。

お試し期間の30日の中で、それらを醸成していきます。

3.伴走型で継続した業務改善の支援

ここからがBizCoの真骨頂。
導入後に、お客様に寄り添って継続的にアプリの見直し修正を行います。

経営環境や業務環境は変わっていくものなので、継続的なコミュニケーションを通して当初の課題だけでなく、状況の変化も踏まえた提案・改善を行っていきます。

また、どのフェーズでも大事にしていることは、ご要望を単純に断ることはせず、代替の提案で返すことを徹底し、社訓の一つである「批判でなく提案」の精神でお客様へ伴走することです。

また、改善を実現していくために、スケジュール感、コスト感等を細部までこだわってすりあわせています。

働く上での想いや大事にしていること

日々の業務で大事にしている想いを登川さんにお話をお伺いしました。

異動してきた時は営業に留まる選択肢もあったのですが、BizCoの立上げでゼロ→イチを経験できる貴重な機会であると感じて決断しました。お客様の会社にとって、一番身近な存在になることを心がけているのですが、身近な存在であるからこそ頂けるような質問があると嬉しくなります。

また、一番大事にしているのは商品の提供がゴールではなく、お客様がより良い環境で働くというのがゴールであるという意識を徹底しています。

とはいえ、私も入社当初からここまでの意識を持っていたわけではなく、当時所属していたOA機器の部署でのサービスマンがお客様へ寄り添う姿勢や、お客様のより良い環境の実現をゴールとしている姿を見て、意識を高めてきました。

自社でkintoneを導入した際に我々も苦労しており、その分ノウハウも蓄積されています。そのノウハウとお客様へ継続的に寄り添う考え方でお客様の業務改善を支援してきました。

それを体現する特徴的な事例としては、次のようなものがありました。

A社：導入がゴールではなく、継続的な改善を。

kintoneに興味があり、我々ではない別の会社さんへ支援を依頼されていました。
しかし、その会社はkintoneの導入がゴールになっていて、業務改善プロジェクトは頓挫してしまいます。

それでもなんとか業務改善を進めたい気持ちから、BizCoへご依頼いただきました。

お話をお伺いする中で感じたことは、そもそもお客様側で業務改善を進めていくための要件整理ができていないということでした。これでは導入しても業務改善が進まないと感じ、要件整理からスタートします。

何のために何を改善するか、継続的に改善を進めていくためには何が必要なのか、などをすり合わせながらプロジェクトを進めました。

結果、kintone導入後の継続的な改善につなげられています。

B社：お客様に合わせてプロジェクトを進行

kintoneの導入実績が増えたことで、株式会社オフィスシステムプロダクトの中でもkintoneへの理解が深まっていました。そして、kintoneや我々のサービスがわかってくると、お客様側がより主体的になり、どんどん改善のアイディア・要望をいただくようになります。

とはいえ、お客様もkintoneや改善のプロではないので、内容によってはお客様のご状況にそぐわない、タイミングとしてはまだ早いものもあります。

その際は、違った角度からご提案をし、小さいステップからスタートし段階を経てイメージする状態に近づけるご提案をしました。

結果、小さなステップを重ねる方法が上手くハマり、徐々に目標とする状態へ近づいています。お客様と当日を振り返ると、「あの時こうだったよね、その提案があったから今があるよね」という評価を頂いています。

特徴的な2例を挙げましたが、もちろん1社に1社に想い入れがあり、さまざまなドラマや思い出があります。

また、BizCoだけでなく全社的な観点で言うと、私たちは皆で考えるという組織です。何かを生み出すために、無いところからどうカタチにするかという気持ちで仕事に臨んでいると思います。

そのためにも、社内外での対話は非常に大事であると思っています。

株式会社オフィスシステムプロダクトが大事にしていること

「与えられるな　創り出せ」が社訓となり、主体性を非常に大事にされています。

私が同社の方々とお話して感じたのは、この社訓がお題目で終わらずに社員にしっかりと浸透していることです。自分の業務範囲はもちろんのこと、チームや会社にプラスアルファでどう貢献できるか考える意思が伝わってきました。

石坂社長が社員の幸せを考える中で、「給与」だけが幸せにつながるのではなく、社員が「どう働くか」「どう自己実現するか」という点が大事であると思い至り、会社を経営するうえでの軸として考えるようになり、社訓で掲げている内容もそこから生み出されたとのことです。

また、商品を売る提供をするのがゴールではなく、お客様がより良い環境で働くというのがゴールであるという考え方が部署を問わず大切にされています。

こういった社訓や考え方は、日々業務を行う中で何かあったときに立ち返って判断基準として使っていらっしゃるようです。
恐らく、そういったことがお題目で終わらずに社員各々へ浸透している理由だと感じます。

まとめ

クライアントと相対する「姿勢」が一番の特徴であると感じました。

また、「導入して終わり」や「継続的に保守するだけ」ではなく、より良い改善を追及する姿勢が印象的です。クライアント自身でも言語化できないような課題や、それを解決するための提案力と技術力のある会社だと感じます。

地元に根を張り、地元企業のICT化推進を支え、企業の本業の進化や発展を支援する縁の下の力持ちです。沖縄の中小企業はICTの活用が遅れていると言われがちですが、同社のような企業が地道に課題解決を行うことで、少しずつ変化して行くのではないでしょうか。